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挨拶や年賀状はどうする?フリーランスが行うべき年末年始の対応

フリーランスは自分で仕事を獲得し続けなければなりません。そのため、クライアントとの関係性はとても重要で、細かい部分まで配慮しておく必要があります。特に年末年始の挨拶や、長期休暇を取る際のクライアント対応など、1年の中の特別な異なる時期だからこそ、丁寧な対応が必要になります。今回はフリーランスが年末年始に行わなければならない対応は、そのようなものか解説していきます。

年末年始の挨拶

クライアントは自分の大切な取引先です。年末年始の挨拶をされて悪い思いをするクライアントは絶対にいません。昨年のお礼と、新年の挨拶をクライアントに伝えることは、今後の仕事のうえでも大切です。新年のあいさつと言えば年賀状が連想されますが、最近は年賀状の発行枚数も減少してきていると言われています。若い人を中心にメールによる新年の挨拶が広がっていますが、クライアントにはどのように対応すべきでしょうか。

年賀状はしっかり送ろう

いくらメールが普及してきていると言っても、やはりクライアントにはメールでのあいさつよりも年賀状による挨拶がベストであると言われています。

この際に文章に注意する必要があります。実は「賀正」や「迎春」などと言ったような2文字以下の言葉を使うのは失礼にあたるとご存知でしょうか?これらの言葉はもともとの言葉を省略したものです。

クライアントへの挨拶の中で、省略された言葉を使うのは失礼であると言われているため、このような場合には「明けましておめでとうございます」や「謹賀新年」などと丁寧な言葉を使うようにしましょう。

また、クライアントへ年賀状が届く日付にも注意しましょう。できれば1月1日に相手に届くように送るのが最もよいとされています。フリーランスは納期がとても重要ですので、1月1日に届くことが多い年賀状が2日以降にずれ込んでしまうと、「期日を守ることができない人」「だらしがない人」という悪印象を与えてしまうことにもなりかねませんので、年賀状は12月25日くらいまでにはポストへ投函するようにして、1月1日にクライアントへ届くようにしましょう。毎年郵便局より、元旦に届く日の設定がされているので、しっかりチェックしましょう。

大切なクライアントへの挨拶は「旧年は格別のご愛顧を賜り誠にありがとうございます」や「貴社のご繫栄を心よりお祈り申し上げます」などの取引先への礼儀と感謝を表したそれなりの言葉が必要になります。

また、年始の営業がいつからと分かっている場合には年賀状の末尾に新年は○日から営業しますなどと言った文言をつけくわえましょう。手書きの一言を加えることで、親近感がわき、クライアントへ好印象を与えることができます。

そして、自分から年賀状を送っていないクライアントから年賀状が届いた時にはすぐに返事を出すようにしましょう。遅くとも松の内(新年7日)までには必ず届くようにしましょう。

メールでの挨拶はどのように行う?

メールでクライアントへ挨拶を行う場合には、仕事の内容をメインに伝えるのがベストです。また、メールでのあいさつは年内に済ませておきましょう。件名に「○○より年末年始お休みのお知らせ」などとして、本文も簡潔に済ませるようにしましょう。クライアントも年末は忙しいため、要件を完結に伝え、挨拶は簡単に済ませた方がよいでしょう。できるだけ早めにクライアントへ年末年始の休暇予定を伝えるメールを送っておいて、先方に迷惑がかからないように注意しましょう。

例え年賀状を送ってあるクライアントであったとしても年始一発目のメールには「明けましておめでとうございます。本年もよろしくお願いいたします」などという一文を付け加えるようにすることがビジネスマナーです。

もう1点、メールでのあいさつにおいて注意が必要なことは「CC」や「BBC」機能です。 友達などに一斉送信するために新年のあいさつメールを「CC」や「BBC」機能で送る人も少なくないかと思いますが、この一斉送信の中にクライアントが混ざらないように注意してください。クライアントとすれば「面倒だから一斉送信にした」と思うかもしれませんね。クライアントには必ず個別にメールを作成することをおすすめします。

年内の仕事は年内に

年末年始に長期休暇を取得するのであれば、必ず休暇前に年内の仕事を片付けてから休暇を取りましょう。納期が年明けであったとしても、できる限り年内で納品したほうがクライアントも喜びます。クライアントが年末年始に休暇を取るとは限りません。

また、新しい年は誰もが新しい気持ちで仕事を始めたいものです。「この人は年内に仕事をすべて片づけて、気持ちのよい人だ」とクライアントが評価をしてくれるかもしれませんし、なによりもお互いに気分よく新しい年を迎えることができます。年明けの依頼も「この人にお願いしよう」と思わせることにもつながります。

長期休暇を取得する際のクライアント対応

年末年始と長期で休暇を取得する際には、とにかくできるだけ早くにクライアントに連絡を入れておく必要があります。連絡を入れていおかないと、クライアントとすれば、急な案件に対応してくるものであると思い、仕事を依頼しても返信がなくて困ってしまいます。また、仕事を他の人に取られてしまうこともありますし、信用も失われしまうことにもなりかねません。

連絡はメールで構いませんが、メールの件名に名前と要件を入力するようにしましょう。年末年始はメールが多く、迷惑メールも多くなるため、メールの件名から「誰が」「何の要件か」がすぐに判別できるようにしておくことで連絡の行き違いがなくなります。

クライアントが長期休暇明けに仕事を依頼しやすくなるように、少なくとも休暇2週間程度前から休暇の日程を告知するようにしましょう。

最後に

フリーランスは自分で仕事を取るものであるからこそ、クライアントとの年末年始の挨拶は重要になります。年賀状やメールなどであいさつを行うことはもちろんですが、年末年始の休暇の予定を事前に伝えておくことはさらに重要です。クライアントに急な案件が入り、依頼したのに返信がないなどのクライアントを困らせて信用を失うことがないようにしてください。

年末年始は仕事に回せる時間が増えるという人はクライアントが休暇に入る前に仕事を多めに依頼するように伝えておくということも可能有効的です。